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表の中から対象のワードに紐付く情報を拾うLOOKUP関数。ここでは自分が使うことの多かったVLOOKUP関数をベースにLOOKUP、HLOOKUP関数の紹介をします。

1.VLOOKUP関数とは

LOOKUPとは「情報を検索する」という意味で検索ワードに紐づく情報を表示します。
また頭につくVは 「Vertical：垂直」という意味で縦方向のことを指します。
つまり縦列からワードを検索して、対象の行にある情報を表示するということです。

2.VLOOKUP関数の使い方

VLOOKUP関数の基本的な形は”=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索の型)”となります。
検索値　：主キーとなる値
範囲　　：検索値の列を含む検索対象の範囲
列番号　：検索したい列が範囲の左端から何列目にあるか
検索の型：近似一致のTRUE(非推奨)と完全一致のFALSE(推奨)のどちらかを入力

※VLOOKUP関数を使う上での注意点
　・VLOOKUP関数は上から順に一番初めに条件と一致する値を取得する
　・範囲は必ず検索値の列を左端にする
　・検索の型でTRUE(近似一致)は対象を意図通りに絞ることが難しいのでFALSE推奨。

3.絶対参照

絶対参照とはオートフィルを使った時などにセル番号が動かないように固定することです。「$」を入力することで出来ますが、「F4」キーでも変えることが出来ます。

4.HLOOKUPの使い方

VLOOKUPには似た関数で「HLOOKUP」があります。
VLOOKUPのVは 「Vertical：垂直」だったのに対して、
HLOOKUPのHは「Horizontal：水平」を意味します。

つまり横行からワードを検索して、対象の列にある情報を表示するということです。
式の書き方は「VLOOKUP」と変わりません。

5.終わりに

今回はVLOOKUP関数をベースにVLOOUP、HLOOKUP関数の使い方を紹介しました。

四則演算の関数に比べエラーがおこる要因が多いので、初めのうちは上手くいかないかもしれません。

しかしこのようなデータを抽出する関数が使えると出来ることの幅が広がるのでぜひ挑戦してみてください。

Excelには標準で多くのテンプレートが備わっています。用途にあったテンプレートを選べば時短になりますが、種類が多くマイナーなものもあるので、テンプレートの使い方、種類を紹介します。

1.テンプレートの使い方

Excelには図のように様々な用途のテンプレートが用意されています。頻繁に使うことは無いですが、1から自分で作るには時間がかかるので「こんな機能もあるんだな」と知っておくだけでも手間が省けます。

テンプレートを活用する手順は次のようになります。

①ファイルタブを選択
②「新規」を選択
③検索や用途から目的に合ったものを選ぶ

2.カレンダー

テンプレートは多くの数が用意されていますが、内容が似ていてデザインが違うというものも多くあります。そこで大まかな分類でいくつか紹介していきます。

まずはカレンダーです。カレンダーにはイラスト付きや夏休み用などのものも用意されていますが、大きく分けると
・12か月が1枚
・四半期ごとにシートで分かれている
・1か月ごとにシートで分かれている(上記図1参照)
ものがあります。

また上記の分類からさらに土日祝日が書いてあるもの、週の始まりを何曜日にするか自身で設定できるなどの機能が備わっているものもあります。

3.ビジネス向け

ビジネス向けは仕事内容によっても欲しいテンプレートは異なると思いますが
・1日のスケジュール
・課題の日程、進捗表(上記図2参照)
・フローチャート
・勤務記録
・請求書、見積書
・損益計算書
・目標と結果の比較グラフ　など
今回の分類の中では1番種類が多いです。

またブラウザページへ飛ぶQRコードを作成したり、企業としてお中元、お歳暮を贈っている取引先のリスト作成など少し変わったテンプレートもあります。

4.個人向け

個人向けテンプレートは家計簿(図4参照)の種類が豊富ですが、その他に
・買い物リスト
・献立表
・家族の予定も含めた旅行計画、日程表
・アドレス帳
・記録表(体重、血糖値、ランニング など)
・サービス比較表(例：ケータイ会社3社の料金比較)　など

他には赤ちゃんの成長記録や四則演算の問題作成をしてくれるドリルなど、お子さんがいる方におススメのテンプレートもあります。

　○結婚式準備

個人向けの番外編として結婚式の準備に使えるテンプレートも豊富にあるので紹介します。
・予算と内訳
・招待状のリスト及び出欠状況(図5参照)

5.学生向け

学生向けテンプレートとしてレクリエーションなど大人数でのイベントに向けた次のようなものがあります。
・１日の行動予定(図6参照)
・連絡網
・シフト表
・イベント予算、出欠
・トーナメント表
・旅行日程

6.終わりに

今回はExcelのテンプレート機能の種類を紹介をしました。メモ程度に内容が分かればいいなど、細かい見た目にこだわる必要がない場合はこの機能を利用して内容を充実させることに時間を使っていきましょう。

1.概要

Excelで関数を使い集計内容を表にまとめていると、たまに0が多くて見難いため0の部分は空白にしたい時があります。
ただデータの数としては残したいので消すことはできないということはありませんか？
そんな時に指定範囲の表示形式を変更してデータとして残しつつ表示されない方法を紹介します。

2.表示形式の変更

まずは0表示をさせたくない範囲を選択します。
次に「セルの書式画面」を開きます。手段は右クリック、上部のホームタブ、ショートカットキー「Ctrl + 1」のどの方法でも構いません。
ちなみにショートカットキーについては一覧をまとめた記事がありますので気になる方はこちらもご覧ください。

その後、「表示形式」→「ユーザー定義」を選択し種類に「#」と入力します。
これで0の入力データは残しつつ表示は消えます。

3.終わりに

今回はExcelの指定した範囲の表示形式を変えることで、0の入力データは残しつつ表示を消す方法を紹介しました。やり方はとても簡単なので、こんな機能もあるんだなということだけでも知ってもらえればと思います。

業務でExcelを使う際に数値を計算することもあると思います。その時にExcel上での計算・集計の方法をいくつか紹介します。

1.四則演算

まずは計算で基本となる四則演算(足し算、引き算、掛け算、割り算)の書き方です。
足し算は複数選択して合算する場合は関数を使用した方が楽ですが、ここでは計算式に使用する記号一覧を紹介します。

足し算：「+ 」　　引き算：「 – 」　　掛け算：「 * 」　　割り算：「 / 」

2.関数を用いた範囲指定

学校のテストで5教科の合計点、クラスの平均点などはカウントする数が多いので、先ほど紹介したセルを指定する方法だと時間がかかります。そのような場合は関数を用いて範囲指定する際にマウスをドラッグすることで一度に計算が可能です。

上図で意味が似ているCOUNTとCOUNTAについて説明します。

COUNTは”数値”の数、COUNTAは”データ”の数をカウントします。
なので上図でCOUNTとCOUNTAは同じ範囲を選択していますが、文字列データが含まれているため表示結果が異なります。

3.ステータスバー

数値の集計に使える手段として他にはステータスバーで確認する方法があります。
集計できる種類は限られており、他を選択すると数値が消えてしまいますが、式の入力無しで対象範囲を選択するだけでExcel画面の右下に表示されるので数値を知りたいなど、ちょっとした確認を行うのに便利です。

またステータスバー上で右クリックすることで表示内容を設定できます。

4.終わりに

今回はExcelで計算・集計をする方法をいくつか紹介しました。関数に関しては日付から曜日を算出、金利計算、三角比の算出など用途によってもっと種類がありますので、まずは今回紹介した方法で計算式の使い方に慣れていきましょう。